Política de Privacidad/Protección de Datos

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS DE COLOMBIA

OBJETIVO Y FINALIDAD:

La presente Política tiene por objeto garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de Fundación Contamos Contigo Colombia.

ÁMBITO DE APLICACIÓN:

La Política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento que se encuentre en poder de Fundación Contamos Contigo Colombia

RESPONSABILIDAD:
  • CEO
  • Directores Corporativos
  • Directores de RRHH
  • Departamentos de Asesoria Juridica
  • Departamentos de RRHH
  • Departamentos de Tecnologia Y Sistemas

Compromiso de aplicación de Fundación Contamos Contigo Colombia en materia de protección de Datos Personales

OTROS DOCUMENTOS PERTINENTES:

Politica de Seguridad ISO 27001

TABLA DE CONTENIDO

ANTECEDENTES
Capítulo I. GENERALIDADES
  1. DATOS PERSONALES
  2. DEFINICION DE PROTECCION DE DATOS
  3. MEDIDAS QUE SE DEBEN TOMAR PARA UNA EFECTIVA PROTECCION DE DATOS
  4. OBJETO
  5. AMBITO DE APLICACION
  6. ALCANCE
  7. DEFINICIONES CONTENIDAS EN LA LEY 1581
  8. DEFINICIONES CONTENIDAS EN EL DECRETO REGLAMENTARIO
CAPÍTULO II. PRINCIPIOS RECTORES
  1. INTRODUCCIÓN
  2. PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS
  3. PRINCIPIO DE FINALIDAD
  4. PRINCIPIO DE LIBERTAD
  5. PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD
  6. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA
  7. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA
  8. PRINCIPIO DE SEGURIDAD
  9. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD
Capítulo III. DE LAS BASES DE DATOS Y DERECHOS DE LOS TITULARES
  1. DERECHOS DE LOS TITULARES
  2. NOMBRE DE LA BASE DE DATOS
  3. FINALIDAD
CAPÍTULO IV.
  1. OBLIGACIONES, DEBERES Y PROHIBICIONES
  2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
  3. OBLIGACIONES DE FUNDACIÓN CONTAMOS CONTIGO COLOMBIA
  4. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
  5. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS
  6. PROHIBICIONES
CAPÍTULO V. PROCEDIMIENTO
  1. CONSULTAS
  2. RECLAMOS
  3. QUEJA ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
  4. LEGISLACION
  5. SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RIESGOS
  6. NIVELES DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADOS AL TRATAMIENTO DE LA BASE DE DATOS

Politica de Seguridad ISO 27001

ANEXO. AVISO DE PRIVACIDAD

ANTECEDENTES
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

A Partir de la constitución de 1991, se estableció la necesidad de regular un derecho fundamental, el cual, permite a cualquier persona natural, conocer, actualizar y solicitar la rectificación de información que posean tanto los bancos de datos como empresas públicas o privadas que se encarguen de la manipulación, transformación o custodia de los datos personales.

El objetivo primordial radica en la protección legal que se genera al momento de la consignación en diferentes bases, los datos personales, que puedan generar cierta molestia o inconformidad con los mismos.

En desarrollo de lo anterior, la Constitución Nacional ha incluido en su artículo 15, la siguiente definición:

“ARTÍCULO 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su bien nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos, se respetaran la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la Ley.”

Ahora bien, de acuerdo al contenido del mencionado artículo, se desprende que el Habeas Data, es el derecho de obtener información personal, que se encuentre en archivos o bases de datos. Este derecho implica la posibilidad de ser informado acerca de los datos registrados sobre sí mismo y la facultad de corregirlos. Por lo tanto, es a través de este derecho que se busca o se propende por Proteger la intimidad de las personas ante la creciente utilización de información personal por parte de cualquier persona natural o personas jurídicas de derecho privado o público.

Igualmente, mediante la entrada en vigencia de la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 “por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, se ha realizado un desarrollo al principio constitucional de habeas data consagrado en la Constitución Nacional. Por otro lado, mediante la expedición de la mencionada Ley, se busca establecer un mecanismo para garantizar la protección efectiva no solamente de los datos personales, sino al mismo tiempo, el derecho a la intimidad, al buen nombre etc.

Por lo cual, creemos que el objetivo principal de la protección de datos personales, es verbigracia la protección a cualquier persona frente a cualquier información o vulneración de su intimidad que se genere a través de la utilización de los datos personales.

CAPÍTULO I GENERALIDADES
1.1 DATOS PERSONALES

Son datos de carácter personal todos aquellos que se refieren a una persona física identificada, desde su nombre hasta cualquier otro que revele información sobre sus hábitos, preferencias, forma de vida, etc.

La superintendencia de Industria y Comercio, ha definido el dato personal de la siguiente forma:

  • El dato personal se refiere a cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
  • El dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
  • El dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.”
1.2 DEFINICION DE PROTECCION DE DATOS

Por protección de datos, podemos definir las medidas que se toman, tanto a nivel técnico como jurídico para garantizar que la información de los usuarios de una compañía, entidad o de cualquier base de datos, esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a esta, por parte de personas no autorizadas.

1.3 MEDIDAS QUE SE DEBEN TOMAR PARA UNA EFECTIVA PROTECCION DE DATOS

Las medidas que se deben adoptar frente a la protección de datos, dependen de la posición que se ocupe frente a la información, ya que puede estar a cargo de una persona física titular de la información, por otro lado, puede ser una persona natural o jurídica como encargada del tratamiento de datos y/o responsable del mismo.

1.4 OBJETO

La presente Política tiene por objeto garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de Fundación Contamos Contigo Colombia, (en adelante FUNDACIÓN CONTAMOS CONTIGO COLOMBIA), que haya(n) recopilado. Para efectos de la presente política Fundación Contamos Contigo Colombia, entendido como cada una de las empresas aquí descritas, con quien un tercero suscriba contrato, inicie relación negocial o entregue datos personales protegidos, se considerará como el responsable de la información.

1.5 AMBITO DE APLICACIÓN

La Política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento que se encuentre en poder de Fundación Contamos Contigo Colombia y cualquier otra empresa que haga parte del Grupo Fundación Contamos Contigo Colombia.

1.6 ALCANCE

La Política aplica a los clientes, proveedores y terceros y a todas las bases de datos que se encuentren en poder de Fundación Contamos Contigo Colombia. Aplica para las relaciones entre Fundación Contamos Contigo Colombia como responsable y cualquiera de sus encargados.

1.7 DEFINICIONES CONTENIDAS EN LA LEY 1581

Sobre el particular la Ley estatutaria 1581, “Por la cual se, ha incorporado las siguientes definiciones:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento: Persona Natural o Jurídica, pública o privada que por sí mismo o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sea objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.8 DEFINICIONES CONTENIDAS EN EL DECRETO REGLAMENTARIO.

Aunado a las definiciones indicadas en el numeral 1.2., indicado anteriormente, el decreto reglamentario indica las siguientes definiciones:

  • Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el Responsable, que es puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus datos personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Dato Público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
  • Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  • Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de Cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
CAPÍTULO II PRINCIPIOS RECTORES
2.1.PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS

Este principio hace alusión a lo siguiente; El tratamiento a que se refiere la presente ley, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

2.2.PRINCIPIO DE FINALIDAD

Se encuentra definido en los siguientes términos: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

2.3.PRINCIPIO DE LIBERTAD

Hace alusión a que el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

2.4.PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD

Establece que la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.

2.5.PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

2.6.PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

Los datos personales salvo información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicaciones masivas, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme la presente ley.

2.7.PRINCIPIO DE SEGURIDAD

La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida , consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

2.8.PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponde al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

CAPÍTULO III DE LAS BASES DE DATOS Y DERECHOS DE LOS TITULARES
3.1.DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a Fundación Contamos Contigo Colombia salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento 1.
  • Ser informado por Fundación Contamos Contigo Colombia o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley a la constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
3.2.NOMBRE DE LA BASE DE DATOS

Base de datos de los trabajadores o personas que han tenido alguna relación comercial con Fundación Contamos Contigo Colombia.

3.3.FINALIDAD

Entre las finalidades que se pueden desprender del manejo de las bases de datos tenemos las siguientes:

  • Estudiar y atender la(s) solicitudes de servicios que solicite en cualquier tiempo, ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al cliente/afiliado/usuario/trabajador con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios.
  • Prestar los servicios que de la(s) misma(s) solicitudes pudieran originarse y cumplir con las normas y jurisprudencia vigente aplicable.
  • Ofrecer conjunta o separadamente con terceros o a nombre de terceros, servicios financieros, comerciales, de cesantías y de seguridad social y conexos, así como realizar campañas de promoción, beneficencia o servicio social o en conjunto con terceros.
  • Atender las necesidades de servicio, técnicas, operativas, de riesgo o de seguridad que pudieran ser razonablemente aplicables.
  • Las demás necesarias para el adecuado desarrollo del objeto social de las empresas del Grupo
    Fundación Contamos Contigo Colombia.

Ley 1581 de 2012, “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”. Artículo 10. Casos en que no es necesaria la Autorización. La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el registro civil de las personas.
CAPÍTULO IV OBLIGACIONES, DEBERES Y PROHIBICIONES
4.1.RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Antes de entrar a definir cuáles son las obligaciones que asume Fundación Contamos Contigo Colombia, es importante definir qué se entiende por Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, por lo tanto, lo podemos definir de la siguiente forma:

“Es la persona jurídica y/o física, privada o pública, que decide sobre el tratamiento de los datos, es decir, toma decisiones sobre qué hacer con los mismos, es el responsable desde que el dato entra a formar parte del sistema de información hasta la eliminación del mismo, es el responsable durante toda la “vida” del dato.”

4.2.OBLIGACIONES DE FUNDACIÓN CONTAMOS CONTIGO COLOMBIA

Ahora bien, de acuerdo con lo anteriormente expuesto, en el numeral 4.2., las obligaciones que adquiere Fundación Contamos Contigo Colombia como Responsable del Tratamiento, son las siguientes:

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
    Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular;
    Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
    Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, conforme a la información más reciente entregada por los Titulares;
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada;
    Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado;
    Suministrar al Encargado del Tratamiento, según sea el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente;
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de Seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares de la información;
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
    Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
4.3.ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Se entiende por Encargado del Tratamiento aquella persona física o jurídica que trata los datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, como consecuencia de una relación jurídica que le vincula con el responsable.

4.4.DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS
  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos;
    utilizar la información reportada por el Responsable del tratamiento dentro de los cinco (05) días hábiles contados a partir de su recibo;
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares;
    Adoptar un manual interno de procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y la presente política y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares de datos;
    Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite”;
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
4.5.PROHIBICIONES

Es importante tener en cuenta lo siguiente:

  • No podrán realizarse tratamientos de datos personales incompatibles con la finalidad autorizada por el titular o por la ley, a menos que se cuente con el consentimiento inequívoco del titular.
  • No podrá efectuarse el tratamiento de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan al error, o de aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
  • Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles excepto cual el titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, cuando el tratamiento de los datos sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado (en estos eventos los representantes legales deberán otorgar su autorización), cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, cuando el tratamiento se refiera a datos que el titular haya hecho manifiestamente públicos o sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica ( en este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a las supresión de identidad de los Titulares).
  • Se prohíbe el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
  • No podrán transferirse datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, salvo que el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia, se trate del intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública, se trate de transferencias bancarias o bursátiles, se trate de transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales, de transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales, siempre y cuando, se cuente con la autorización del titular, transferencias necesarias o legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Artículo 5. Ley 1581 de 2012. Son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia.

CAPÍTULO V PROCEDIMIENTO
5.1.CONSULTAS

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos en poder de Fundación Contamos Contigo Colombia.

Fundación Contamos Contigo Colombia o el Encargado del tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Las consultas podrán formularse por escrito, Internet o vía correo electrónico a las siguientes direcciones, indicando la razón social de la empresa a quien formula la consulta:

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.2.RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la Ley de Protección de Datos – Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Fundación Contamos Contigo Colombia o el Encargado del Tratamiento, el cual, será tramitado bajo las siguientes reglas:

  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a Fundación Contamos Contigo Colombia o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
  • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
  • Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.3.QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Fundación Contamos Contigo Colombia o el Encargado del Tratamiento.

5.4.LEGISLACION

La legislación que se enmarca dentro de este manual, son las siguientes, Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008, “Por la cual se dictan disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo dela información contenida en bases de datos personales, en especial, la financiera, la crediticia, la comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones” y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

5.5.SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Fundación Contamos Contigo Colombia cuenta con un Sistema de Administración de Riesgos, el cual permite identificar, medir, tratar y monitorear los riesgos, vulnerabilidades y amenazas del manejo de la información, teniendo en cuenta las metodologías de gestión de riesgo definidas y los principios establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

El Sistema de Administración de Riesgo estipula los elementos necesarios para proteger y tratar la información, mitigando los riesgos a los que se ven expuestos clientes, proveedores, empleados, accionistas y/o representante legal de la compañía.

La metodología de gestión del riesgo establece análisis de amenazas y vulnerabilidades del manejo de la información, con el fin de valorar el grado de exposición al riesgo, permitiendo así identificar acciones mitigantes que garanticen la confidencialidad, integridad, y disponibilidad de la información administrada por Fundación Contamos Contigo Colombia.

5.6.NIVELES DE MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADOS AL TRATAMIENTO DE LA BASE DE DATOS

Fundación Contamos Contigo Colombia, cuenta con una Política de Seguridad de la Información (disponible para consulta de cualquier interesado a solicitud), basada en la norma ISO 27000, buenas prácticas de la industria como la NIST, OWASP, entre otros; siendo esta la base para el desarrollo e implementación de procedimientos y controles que aseguran el cumplimiento de los requerimientos exigidos en el capítulo Décimo Segundo del Título Primero de la Circular Básica Jurídica, en materia de requerimientos mínimos de seguridad y calidad para la realización de operaciones, así como de las mejores prácticas.

La política de seguridad contempla los aspectos como: Organización de seguridad de la información, gestión de activos, seguridad ligada a los recursos humanos, seguridad física y del ambiente, gestión de comunicaciones y operaciones, control de acceso, adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información, gestión de incidentes, gestión de la continuidad del negocio, y cumplimiento.

Para mantener la información de los titulares en condiciones de seguridad, e impedir la modificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, ha implementado estándares y procedimientos, así como acuerdos de confidencialidad con terceras partes.

ANEXO I
AVISO DE PRIVACIDAD

FUNDACIÓN CONTAMOS CONTIGO COLOMBIA le informa que los datos personales de usted, que actualmente o en el futuro reposen en nuestras bases de datos, serán tratados por: Fundación Contamos Contigo Colombia y/o las empresas accionistas de ésta última y/o subordinadas y/o filiales y/o subsidiarias y/o vinculadas de sus accionistas y/o de Fundación Contamos Contigo Colombia y en general, por las empresas vinculadas a Fundación Contamos Contigo Colombia conforme a lo dispuesto en la normatividad vigente, domiciliadas en Colombia o en el extranjero, y/o aquellos terceros domiciliados en Colombia o en el extranjero que en calidad de proveedores de Fundación Contamos Contigo Colombia por la naturaleza de sus trabajos o funciones tengan la necesidad de tratar sus datos personales; con el propósito de:

  • Estudiar y atender la(s) solicitudes de productos que solicite, para ejercer su deber de conocer de al cliente/afiliado/usuario con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios;
  • Prestar los servicios que de la(s) misma(s) solicitudes pudieran originarse;
  • Ofrecer conjunta o separadamente con terceros o a nombre de terceros, servicios financieros y/o comerciales para lo que está autorizado por ley;
  • Atender las necesidades de servicio, técnicas, operativas, de riesgo o de seguridad que pudieran ser razonablemente aplicables;
  • Atender cualquier queja, pregunta o comentario presentado por usted;
  • Enviar notificaciones, avisos, propaganda, publicidad y/o encuestas sobre nuestros productos o servicios y/o los productos y servicios de las empresas controladoras de Fundación Contamos Contigo Colombia y/o las empresas filiales y/o subsidiarias de Fundación Contamos Contigo Colombia o sus accionistas y en general por las empresas vinculadas a Fundación Contamos Contigo Colombia conforme a la legislación aplicable, así como avisos, propaganda o publicidad de los aliados comerciales de Fundación Contamos Contigo Colombia;
  • Enviar de información, boletines y noticias de la industria de administración de pensiones y cesantías o de temas que consideremos que pueden interesarle, así como noticias, comunicaciones o publicidad de Fundación Contamos Contigo Colombia;
  • Crear bases de datos (incluyendo bases de datos respecto de bases de datos sensibles con las limitaciones legales) para fines estadísticos y/o de análisis de información y mercado;
  • Crear bases de datos para fines de investigación y desarrollo de nuevos productos o servicios, así como para estudios de riesgo o mercado y demás cálculos actuariales;

Para las finalidades descritas, Fundación Contamos Contigo Colombia podrá:

  • Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar los datos personales de usted, que actualmente o en el futuro reposen en nuestras bases de datos.
  • Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada, con cualquier información de que disponga legítimamente,
  • Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios.
  • Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de servicio, administración, seguridad o atención, así como para la implementación de planes de mercadeo, campañas, beneficios especiales y promociones.
  • Transmitir a las empresas controladoras de Fundación Contamos Contigo Colombia y/o sus empresas filiales y/o subsidiarias y en general por las empresas vinculadas a Fundación Contamos Contigo Colombia conforme a lo dispuesto en la normatividad vigente y/o a sus aliados comerciales los resultados de los mencionados estudios, análisis, personalizaciones y usos, así como toda la información y datos personales suministrados por su cliente.
  • Transferir los datos personales a cualquier país o servidor en otro país.
  • Reportar, comunicar o permitir el acceso a la información suministrada por su cliente o aquella de que disponga sobre su cliente:
    1. A las centrales de riesgo crediticio, financiero, comercial o de servicios legítimamente constituidas, o a otras entidades financieras, de acuerdo con las normas aplicables;
    2. A los terceros que, en calidad de proveedores nacionales o extranjeros, en el país o en el exterior, de servicios tecnológicos, logísticos, de cobranza, de seguridad o de apoyo general puedan tener acceso a la información suministrada por su cliente.
    3. A las autoridades públicas que en ejercicio de su competencia y con autorización legal lo
      soliciten, o ante las cuales se encuentre procedente formular denuncia, demanda, convocatoria a arbitraje, queja o reclamación.
    4. A toda otra persona natural o jurídica a quien su CLIENTE autorice expresamente.

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